A Prefeitura de Macaé inaugurou nesta quinta-feira, 29, a Gestão Eletrônica de Documentos (Ged) no Paço Municipal, projeto que tem como objetivo transformar mais de 1 milhão de processos físicos em digitais.
A nova ferramenta de gestão é uma iniciativa da Secretaria Adjunta de Planejamento e, segundo a prefeitura, atende a Lei de Transparência e a Lei de Acesso à Informação.
De acordo com o secretário adjunto de Planejamento, José Manuel Alvitos, o trabalho será realizado através de escaneamento dos processos em papel, seguido de indexação, criando uma forma mais eficiente de classificar e cadastrar as “palavras-chave”, algo que, para o secretário, facilita a busca e a recuperação de documentos.
“Nossa proposta é digitalizar antigas folhas de ponto, prontuários e cadastros diversos, contemplando, desta forma, todo o acervo municipal. A iniciativa também visa facilitar o retorno às solicitações dos órgãos fiscalizadores, como Tribunal de Contas do Estado do Rio, (TCE-RJ), Tribunal de Contas da União (TCU), Tribunal de Justiça do Estado do Rio (TJ-RJ), Ministério Público [do Estado do Rio, MPRJ], entre outros”, pontuou o José Manuel Alvitos.
O gestor da pasta explica também que o projeto foi executado, praticamente, a custo zero, e que, a maior parte do mobiliário foi emprestado ou cedido, não gerando gastos para os cofres municipais, além dos que foram recuperados do depósito.
Alvitos acrescenta ainda que os itens de tecnologia, como escâneres, computadores, impressoras, também foram cedidos, e a sala do Ged foi reformada pelos servidores da manutenção do prédio, que também fizeram toda a montagem dos equipamentos.
“Muitas secretarias apoiaram e colaboraram na estruturação do projeto, apoio sem o qual não seria possível sua execução. A Secretaria de Agroeconomia, por exemplo, nos ajudou na elaboração do jardim. Já a secretaria de Administração nos ajudou em diversas áreas. Agradeço muito a todos os secretários municipais. Sem a união de todos, seria difícil concluir o trabalho”, destacou o secretário.
José Manuel Alvitos também destacou a colaboração dos coordenadores do projeto, Gisele Martins e Raphael Natalino, que foram os responsáveis pelos procedimentos de atualização do software, além da capacitação dos adolescentes do projeto Nova Vida.
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